Optimized Print Services

ÚVOD

Zefektívnime procesy tvorby a obehu vašich dokumentov

Väčšina neriadených tlačových systémov, ktoré sú pestrou zmesou tlačiarní, kopíriek a faxov rôznych výrobcov a ktoré boli vyhovujúce v dobe svojho vzniku, prestáva držať krok s požiadavkami súčasného biznisu. Balík služieb Konica Minolta Optimized Print Services (OPS) spája poradenstvo, realizáciu hardvérového a softvérového vybavenia, riadenie, kontrolu a prevádzku systémov na tvorbu a obeh dokumentov, s cieľom znížiť náklady.

OPS prináša optimalizáciu v štyroch oblastiach procesu tvorby a obehu dokumentov:

Zariadenia: Na základe analýzy potrieb vašej organizácie vám pripravíme návrhy optimálneho počtu, výkonnosti a rozmiestnenia tlačových zariadení. Zrealizujeme riešenia umožňujúce diaľkový dohľad stavu, potreby výmeny spotrebného materiálu a požiadavky na servis, produktivity prevádzky tlačových zariadení nezávisle od ich výrobcu.
Procesy: V nadväznosti na analýzu obehu dokumentov vám navrhneme riešenia, ktoré zvýšia produktivitu zázemia vašej organizácie. Zadefinujeme pravidlá pre tlač, zabezpečíme digitalizáciu a archiváciu dokumentov, sledovanie cyklu ich životnosti a zadefinujeme najefektívnejší obeh dokumentov v obchodných procesoch.
Financie: Vyberte si z možností prenájmu, nákupu, úplného outsourcingu, ako aj rozmanitých variantov zmlúv. Umožníme vám integrovať existujúce zmluvy do jedného prehľadného finančného plánu.
Bezpečnosť: V rámci ochrany dokumentov vám vypracujeme a implementujeme riešenia v oblasti IT bezpečnosti. Zavedieme systém autorizácie používateľov a riadenie úrovne prístupu k zariadeniam. Pri opotrebovaných zariadeniach určených na recykláciu zabezpečíme trvalé odstránenie údajov z pevného disku v súlade s najprísnejšími normami. S OPS vám ponúkame pokročilé sieťové zabezpečenie, ako aj integráciu s existujúcimi systémami ochrany údajov.
OPS koncept je postavený na troch pilieroch: poradenstvo, realizácia a správa.

PORADENSTVO
Poradenstvo, ktoré je súčasťou balíka OPS, je založené na vlastných presne a profesionálnych nástrojoch na analýzu. Každú etapu analýzy sa snažíme urobiť zrozumiteľnú pre zákazníka. Zapojíme vás do procesu návrhu riešenia, ktoré presne zodpovedá vašim potrebám.

Zber údajov: Identifikácia existujúcich tlačových zariadení. Monitorovanie súčasného využívania zariadení a objemov tlače. Diskusia s používateľmi o obehu dokumentov a požiadavkách na tlač dokumentov.
Analýza: Presný výpočet alebo odhad nákladov na prevádzku súčasného tlačového systému. Porovnanie súčasných nákladov s modelovým
riešením. Analýza potrebných a odporúčaných riešení na podporu firemných procesov.
Optimalizácia: Návrh riešenia vyhovujúceho potrebám vašej firmy. Vypracovanie vizualizácie na základe poskytnutých plánov priestorového usporiadania. Výpočet budúceho zníženia celkových nákladov. Odhad súvisiacich úspor, vrátane vplyvu na životné prostredie.

REALIZÁCIA
OPS je oveľa viac ako iba nainštalovanie nového tlačového zariadenia v kancelárii. Tento koncept umožňuje riadenie realizačných zmien vo vašej firme vo vami požadovanom rozsahu. Koordinácia projektu prebieha podľa uznávaných štandardov. Profitujete zo skúseností spoločnosti, spoliehajúcej sa na vlastných zamestnancov, s vedúcim postavením na trhu.

Projekt: Vyčlenenie zdrojov pre riadenie projektu. Naplánovanie projektu a pravidelné hlásenia o postupe. Proces vykonania zmien organizovaný a riadený od začiatku do konca. Trvalý prístup zákazníka k aktuálnej projektovej dokumentácii.
Zmena:Dodanie všetkých produktov, softvérových licencií a spotrebného materiálu. Technické poradenstvo a podpora. Dodanie nakonfigurovaných produktov, ktoré je možné integrovať s existujúcim systémom. Riadenie implementačného procesu.
Zaškolenie: Dodanie podrobnej dokumentácie pre používateľov a správcov. Organizácia informačných stretnutí na základe vašich požiadaviek. Školenia pre kľúčových používateľov a pracovníkov internej technickej podpory. Trvale prístupné internetové multimediálne školenia.

RIADENIE A KONTROLA
Po realizácii a vykonaní testov novej tlačovej infraštruktúry sa v rámci OPS zaoberáme jej komplexnou obsluhou. Ponúkame vám rozširovateľné portfólio služieb na využívanie a riadenie tlačových zariadení a kontrolu obehu dokumentov. Po ich prispôsobení vašim individuálnym požiadavkám môžu rozšíriť doteraz využívané IT služby alebo ich úplne nahradiť.

Prevádzka: Proaktívny servis formou vzdialeného prístupu i na mieste. Automatické dodávky spotrebného materiálu a náhradných dielov. Všetky druhy služieb s dobou realizácie prispôsobiteľnou požiadavkám zákazníka: inštalácia, pridanie, premiestnenie, zmeny, dodatočné školenia.
Dohľad: Trvalý dohľad nad sieťovými zariadeniami ako aj zariadeniami pripojenými lokálne. Sledovanie úrovne využívania zariadení. Online prístup k informáciám o aktuálnom stave bežných ukazovateľov produktivity, správam o prevádzke zariadení, servisným hláseniam, dodávkach spotrebného materiálu, stave fakturácie a informáciám o zmluvách.
Spätná väzba: Trvalé využívanie poznatkov z prevádzky a dohľadu pre vypracovanie návrhov na ďalšie zlepšenia a optimalizáciu. Pravidelné správy pre vedenie firmy. Pravidelné hodnotiace stretnutia kontrolných skupín. Fakturácia podľa požiadaviek zákazníka (napr. samostatné faktúry pre jednotlivé lokality a regióny, celkové sumarizačné faktúry na úrovni centrály atď.). Elektronický prístup k informáciám o stave bežných ukazovateľov produktivity, k správam o prevádzke zariadení, servisným hláseniam, stavu dodávok spotrebného materiálu, stavom vyúčtovania a informáciám o zmluvách. Viac detailov o možnostiach spätnej väzby nájdete v sekcii eCON